POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

AVVA COLOMBIA

1. INTRODUCCIÓN Y MARCO LEGAL

En cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia (art. 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales) y sus Decretos Reglamentarios (especialmente el Decreto 1377 de 2013), AVVA COLOMBIA (en adelante «AVVA COLOMBIA» o «El Responsable»), adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política tiene como objetivo garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de AVVA COLOMBIA.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Razón Social: AVVA COLOMBIA S.A.S
  • NIT: 901970777
  • Domicilio Principal: Medellín, Colombia
  • Dirección Física: Calle 20 # 43F – 113 INT 1404
  • Correo Electrónico para temas de Habeas Data: gerencia@avvacolombia.com
  • Teléfono de contacto: +57 3117967919
  • Página Web: www.avvacolombia.com

3. DEFINICIONES CLAVE

Para la correcta interpretación de esta política, y conforme a la ley vigente, se entenderá por:

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (ej: nombre, cédula, correo, teléfono profesional).
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (ej: el dermatólogo, el gerente de compras de la clínica, el empleado).
  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica (en este caso, AVVA COLOMBIA) que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

4. PRINCIPIOS RECTORES

AVVA COLOMBIA aplicará en el tratamiento de datos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en la Ley 1581 de 2012.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

AVVA COLOMBIA recolecta, almacena, usa y circula datos personales de sus clientes (clínicas, dermatólogos, profesionales de la salud), proveedores, empleados y prospectos.

Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades específicas, relacionadas directamente con nuestro objeto social de importación y comercialización de equipos médicos dermatológicos:

5.1. Relacionadas con Clientes y Prospectos (Clínicas y Profesionales):

  • Gestión comercial y precontractual: Elaboración y envío de cotizaciones de equipos médicos, seguimiento a propuestas comerciales y verificación de referencias.
  • Procesos de venta y facturación: Emisión de factura electrónica, gestión de cartera, cobranza y cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • Logística y entrega: Coordinación del transporte, envío, entrega e instalación de los equipos adquiridos en el territorio nacional.
  • Servicio Posventa y Soporte Técnico: Gestión de garantías, programación y ejecución de mantenimientos preventivos/correctivos, y atención de solicitudes de soporte técnico para los equipos vendidos por AVVA COLOMBIA.
  • Comunicación y mercadeo: Envío de información sobre nuevos equipos, tecnologías dermatológicas, promociones, invitaciones a eventos académicos o capacitaciones de uso (siempre que exista autorización previa o relación comercial vigente).
  • Atención y trámite de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR).

5.2. Relacionadas con Proveedores y Aliados:

  • Gestión administrativa, procesamiento de pagos, órdenes de compra y cumplimiento de obligaciones contractuales.

5.3. Relacionadas con Recursos Humanos (Empleados y Candidatos):

  • Gestión de nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, procesos de selección y cumplimiento de obligaciones laborales legales.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE TERCEROS (PACIENTES)

  • Datos de Salud de Pacientes: Dada la naturaleza de nuestro negocio B2B (venta de equipos a instituciones y profesionales), AVVA COLOMBIA NO recolecta, ni almacena, ni realiza tratamiento alguno sobre las historias clínicas o datos de salud de los pacientes que son atendidos por nuestros clientes. La responsabilidad legal sobre la custodia y tratamiento de esos datos sensibles recae exclusivamente en la clínica o el profesional de la salud tratante.
  • Datos Sensibles Generales: AVVA COLOMBIA se abstendrá de tratar datos sensibles, salvo las excepciones legales (como los requeridos por ley para la gestión de empleados o datos biométricos para seguridad física de las instalaciones, si aplicara). En caso de requerirse excepcionalmente, se informará explícitamente al Titular sobre el carácter facultativo de la respuesta y se solicitará su autorización expresa.
  • Menores de Edad: AVVA COLOMBIA no realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, excepto aquellos datos de hijos de empleados que sean necesarios para afiliaciones a seguridad social, conforme a la ley.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN (HABEAS DATA)

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AVVA COLOMBIA. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos (salvo en los casos exceptuados por la ley). c) Ser informado por AVVA COLOMBIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. * Nota importante: La revocatoria y/o supresión no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de AVVA COLOMBIA (ej. obligaciones de facturación fiscal, contratos vigentes, garantías de equipos activas). f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS (CONSULTAS Y RECLAMOS)

Para ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria, el Titular o sus causahabientes pueden contactarnos a través de los siguientes canales oficiales dispuestos por AVVA COLOMBIA:

  • Canal preferente (Correo Electrónico): Enviando una comunicación a [Correo electrónico definido en el punto 2] con el asunto «Solicitud Habeas Data» o similar.
  • Comunicación escrita física: Enviada a nuestras oficinas en la dirección principal: [Dirección física definida en el punto 2].

Contenido mínimo de la solicitud: Para garantizar una respuesta oportuna, la solicitud deberá contener:

  1. Nombre completo y número de identificación del Titular.
  2. Datos de contacto para recibir notificaciones y respuesta (dirección física, teléfono y/o correo electrónico).
  3. Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la solicitud y del derecho que desea ejercer (ej. «actualizar mi teléfono», «suprimir mi correo de la lista de marketing», «conocer qué datos tienen»).
  4. Documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación legal (si aplica).

Tiempos de Respuesta:

  • Consultas (Acceso a la información): Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
  • Reclamos (Corrección, actualización, supresión): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

AVVA COLOMBIA adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme a los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de aprobación y publicación. Las bases de datos asociadas tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, más el término que establezca la ley para el cumplimiento de obligaciones fiscales o contractuales.

AVVA COLOMBIA se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través de los canales habituales de contacto o mediante publicación en nuestro sitio web.

Fecha de aprobación/publicación: 01 de Febrero de 2026